Tối ưu thời gian làm việc với quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Có lẽ bạn đã từng nghe nhiều lời khuyên về quản lý thời gian, chẳng hạn như hãy dành nhiều thời gian vào những vấn quan trọng nhất và dành ít thời gian vào những việc nhỏ gây xao lãng việc quan trọng. Vấn đề chính ở đây là không phải lúc nào lựa chọn này cũng trắng đen rõ ràng, hơn nữa mọi thứ trên thực tế cứ xáo trộn lung tung hết cả lên. Cái bạn cần là nghĩ giải quyết thứ hỗn độn này. Quy tắc 40-30-20-10 sẽ giúp bạn điều đó và cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.

1 Trước tiên ta hãy phân bổ thời gian 24 giờ của chúng ta sao cho hợp lý, đủ thời gian làm việc và nghỉ ngơi, đảm bảo tái tạo sức khỏe.

40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày

30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe

20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ

10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…

2 Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc

40% thời gian vào những việc quan trọng nhất

30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai

20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba

10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

3 Dựa vào đó bạn sẽ đặt ra lựa chọn

1) tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu,

2) ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này, và

3) dành thời chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.

4 Tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu

Nhiều năm trước đây, tôi quản lý một nhóm 5 người. Tuần đầu tiên, tôi đã hỏi từng người viết ra ba việc ưu tiên hàng đầu của họ trong tuần này. Mỗi người đến và đưa tôi danh sách 10-12 việc ưu tiên. Tôi cố gắng yêu cầu mọi người bỏ bớt công việc ưu tiên ra khỏi danh sách nhưng không được. Nhưng khi tôi yêu cầu mỗi người đánh dấu ba việc quan trọng nhất thì được ngay.

Tuần tiếp theo, tôi hỏi từng người họ làm thế nào với ba việc ưu tiên hàng đầu này. Mỗi người đã hoàn thành một hay hai trong số 3 việc này. Không ai làm hết cả 3 việc. Mỗi người có một lời giải thích chung là ai cũng phải làm việc gì đó trong danh sách này, và họ muốn nói với tôi biết về điều đó.

Tôi chẳng quan tâm. Tôi chỉ quan tâm hỏi về việc họ đã làm ba việc ưu tiên này như thế nào thôi.

Hai tuần sau, mỗi người chỉ liệt kê cho tôi ba việc ưu tiên mỗi tuần vì họ biết rằng đó là điều duy nhất mà tôi muốn họ trả lời câu hỏi của tôi.

Và rồi một điều buồn cười xảy ra ở đây. Thay vì họ cùng hợp tác làm 50+ việc mỗi tuần và chỉ hoàn thành một vài việc trong số đó, giờ đây họ đã bắt đầu hoàn thành kết hợp cả 15 việc ưu tiên mỗi tuần. Bài học ở đây chính là tập trung tạo ra kết quả.

5 Ưu tiên làm lần lượt ba việc ưu tiên hàng đầu

Nhìn vào quy tắc 40-30-20-10 ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Nói chung là công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với những việc khác bạn làm. Nó là ưu tiên hàng đầu cũng có lý do của nó. Thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó.

Bài toán rất đơn giản. Nếu bạn đã dành cả 90% thời gian để làm 3 việc quan trọng nhất, bạn chỉ có thể dành 10% thời gian còn lại cho việc khác. Có 2 lựa chọn xảy ra với 10% còn lại này.

Đầu tiên, nó là 10%. Bạn khó có thể dành cả 100% thời gian làm các việc ưu tiên hàng đầu. Vì sao? Trong công việc, bạn luôn có một ai đó tương đối quan trọng với bạn (người trong hội đồng quản trị, một nhân viên đang bán hàng tốt nhất tháng này hay khách hàng ruột của bạn ghé thăm), những người mà bạn nghĩ bạn cần phải để ý xem họ đang quan tâm điều gì. Tất nhiên là bạn nên làm vậy. Hy vọng rằng những gì họ quan tâm là những điều bạn đã làm trong danh sách những việc ưu tiên hàng đầu trước đó. Nhưng nếu không phải vậy, thì bạn cần phải dành thời gian để đáp ứng nhu cầu của họ. Trong trường hợp, bạn không có ai phải chú ý quan tâm thì bạn có thể dành thời gian đó đọc quyển sách yêu thích, thư giãn hay làm một việc ngu ngốc như ngủ chẳng hạn.

Thứ hai, nó chỉ là 10%. Hãy thử nghĩ xem. Nếu bạn làm việc 10 giờ mỗi ngày, đó sẽ là 1 giờ. Điều đó có nghĩa là bạn phải giải quyết những việc ưu tiên từ số 4 đến 100… và tất cả những công việc hành chính hay những công việc gây xao lãng khác kết hợp lại chỉ trong một giờ mỗi ngày. Tất nhiên bạn vẫn có thể thể làm hết được những việc này nếu bạn chọn áp dụng nghệ thuật giao việc. Và bạn nên làm vậy.

-st